In 4 Schritten zur Warengruppenstrategie

In 4 Schritten zur Warengruppenstrategie

Das Regenwetter der letzten Wochen hat ja auch sein Gutes!

Einerseits sind alle froh, dass der prognostizierte “Höllensommer des Jahrtausends” zumindest noch etwas auf sich warten lässt. Andererseits freuen sich die Pflanzen über das kühle Nass (wenn sie nicht grade von den vielen Schnecken weggefressen worden sind) und vielerorts gehen die während des Winters ausgeklügelten Pläne für den diesjährigen Gemüseanbau im Klein- oder Großgarten derzeit durchaus auf.

Welches Pflänzchen braucht wieviel Sonne, Platz und welche Nachbarn passen zusammen? Welche Antagonisten, wie Wühlmäuse oder Schnecken (ich empfehle Laufenten) sind zu berücksichtigen? Will der Gärtner eine gute Ernte einfahren, muss er genau vorausplanen, welche Pflanzen an welcher Stelle miteinander gepflanzt werden sollen.

Genauso verhält es sich auch mit der Warengruppenstrategie im Einkauf: Soll es gut werden, brauche ich einen Plan!

Mit den folgenden 4 Schritten erstellt ihr eure Warengruppenstrategie und bringt Ordnung in oft undurchsichtige Ausgaben und historisch gewachsene Lieferantenstrukturen.

1. Kategorienanalyse

Im ersten Schritt muss die Warengruppe, zu welcher es eine Strategie zu erstellen gilt, analysiert werden. Neben einem allgemeinen Überblick können die folgenden Methoden verwendet werden, um die Warengruppe zu strukturieren:

• Ausgabenanalyse
  Welche Kostenarten sind auf welchen Kostenstellen angefallen? Wie teilen sich die Ausgaben auf mögliche Standorte oder Länder auf? Wie haben sich die Ausgaben in den letzten Jahren entwickelt? Wie ist der Forecast für die Ausgabenentwicklung?

• Lieferantenanalyse
  Welche Lieferanten werden derzeit beauftragt, mit welchen Volumina, in welchen Standorten oder Ländern? Welche Profile weisen die Lieferanten auf, also warum wurden diese Lieferanten anno dazumal ausgewählt?
  Eckpunkte zur Beantwortung dieser Fragen sind: Unternehmensgröße, Standorte / Niederlassungen, Erfahrung, Fähigkeiten, Kunden, kommerzielle Ausrichtung

• Stakeholder Matrix
  Um mehr über meine Warengruppe herauszufinden, muss ich wissen, wer mir hierbei helfen kann und wer meine Anforderer sind. Eine Stakeholdermatrix muss erstellt werden, welche die folgenden Informationen beinhaltet: Wer, in welcher Rolle und mit welchen Aufgaben hat welche Interessen und Bedürfnisse in der Warengruppe. Nicht zu vernachlässigen ist der Einfluss, der ein Stakeholder auf den Einkaufsprozess hat, also z.B. entscheidet derjenige über das Budget, ist Fachexperte oder Gate-Keeper?

2. Marktanalyse

Die Marktanalyse ist dafür da die intern gesammelten Daten in die externen Gegebenheiten einzusortieren und zu ermitteln, welche externen Einflüsse berücksichtigt werden müssen.

Mit bekannten Analysen, wie SWOT oder Porter’s 5 Forces werden die verschiedenen Faktoren, welche auf das Unternehmen von außen einwirken, warengruppenspezifisch aufgenommen und eingeordnet.

(Und wer sich jetzt fragt, wie genau diese Analysen funktionieren – hier haben wir natürlich auch schon dran gedacht und werden Euch in einem unserer nächsten Blog Posts diese gerne näher bringen)

Ist klar, wie sich die Marktsituation darstellt, kann die Marktanalyse unter den folgenden Punkten zusammengefasst werden:

• Preispolitik/-entwicklung
  Zum Beispiel war es 2021/2022 schwierig Paletten günstiger einzukaufen, da die Holzpreise einfach zum Teil um 40%+ gestiegen waren. Das muss natürlich in der Warengruppenstrategie mitberücksichtigt werden

• Markt Struktur
  Welche Player gibt es auf dem Markt? Haben wir es eher mit Monopolisten zu tun, oder haben wir freie Auswahl – auch international?

• Buyer Power/Supplier Power
  Mit den zuvor durchgeführten Analysen können wir unsere Verhandlungssituation gegenüber der Situation des/der Lieferanten einschätzen und entsprechende Strategien hieraus ableiten.

• Technologische Trends
  Wo entwickelt sich der Markt in den nächsten Jahren hin? Was könnten technologische Entwicklungen sein, die sich positiv oder negativ auf unser Einkaufsverhalten auswirken könnten. Beispielweise wurden Faxgeräte fast vollständig von Email und Co abgelöst. In produzierenden Unternehmen ist die Entwicklung von sogenannten additiven Produktionsverfahren (Additive Manufacturing – HIER ZUM DOWNLOAD UNSERES WHITEPAPERS), also 3-D Drucker und Co. derzeit sehr spannend, um kostenschonender zu fertigen.

3. Bewertung & Strategieentwicklung

Haben wir die verschiedenen Dimensionen der Warengruppe analysiert und dokumentiert können wir nun die Folgen aus dieser Analyse ermitteln. Heißt konkret: Wir erstellen unsere Strategie.

Hierzu gehört es ein Ziel zu definieren. Dies kann sein, Einsparungen zu generieren, einen breiteren Lieferantenpool aufzubauen, um das Risiken zu minimieren oder im Gegenteil Lieferanten zu reduzieren, um bessere Synergieeffekte zu erzielen.

Wissen wir, wo wir hinwollen, kann eine Gap Analyse erstellt werden, welche aufzeigt, wie wir vom Ist zum Soll gelangen. Anschließend kann ein konkreter Maßnahmenplan, idealerweise in Zusammenarbeit mit den Stakeholdern, aufgebaut werden. Dieser kann dann konkret als Projekt mit verschiedenen Unterschritten abgearbeitet werden.

4. Implementierung & Ausführung

„Papier ist geduldig!“ heißt es im Volksmund. Daher ist es wichtig, dass die Warengruppenstrategie nicht nach der Fertigstellung in einer Schublade Schimmel ansetzt, sondern regelmäßig hergenommen wird und auf die Abarbeitung der Maßnahmen hin überprüft wird. Zudem sollten Warengruppenstrategien, auch wenn Sie per Definition einer Strategie für einen Zeitraum von 3-5 Jahren geschrieben wird, einmal jährlich, oder bei einschneidenden Ereignissen immer wieder auf den neuesten Stand gebracht werden.

Wann habt ihr Eure letzte Warengruppenstrategie erstellt? Oder können wir Euch dabei vielleicht helfen?