E-Procurement– Mit Katalogen und KI mehr Zeit fürs Wesentliche schaffen

Wie oft haben wir schon gehört, dass Einkaufen doch ganz einfach ist, weil dies jeder von uns jeden Tag tut. Und bei Schraubendrehern, Bleistiften und Klopapier haben unsere Kritiker hiermit auch Recht. Also, weg damit in einen E-Procurement Katalog!

Denn der Einkauf kann seine wirklichen Stärken im Ausschreiben, Verhandeln und Lieferantensynergien bündeln zeigen und das geht vor allem bei größeren Bedarfen.

Statt zeitintensiver, aufwendig auswertbarer und fehleranfälliger Freitextbestellungen werden entsprechende, kleinteilige Bedarfe besser über einen E-Procurement Katalog abgewickelt.

E-Procurement Kataloge mit klaren Produktbeschreibungen und einer guten Vergleichbarkeit von Preisen ermöglichen fundierte Entscheidungen durch die Anforderer. Automatisierte Bestellprozesse reduzierten Fehler und beschleunigten den gesamten Ablauf. E-Procurement Kataloge machen den Einkauf transparenter und besser steuerbar, was zu einer effektiven Kostenkontrolle und einer verbesserten Lieferantenauswahl führt.

Die Vorteile von E-Procurement Katalogen in der Übersicht

1. Effizienzsteigerung: Digitalisierte Kataloge ermöglichen einen schnellen und einfachen Zugriff auf Produkte, was den Beschaffungsprozess beschleunigt.

2. Umfangreiche Auswahl: Digitale Kataloge bieten eine vielfältige Produktauswahl, wodurch Einkäufer leichter geeignete Produkte finden können.

3. Transparenz: Klare Produktbeschreibungen und Preise ermöglichen eine transparente Bewertung von Angeboten und unterstützen fundierte Entscheidungen.

4. Fehlerminimierung: Automatisierte Bestellprozesse reduzieren menschliche Fehler und tragen zur Genauigkeit der Bestellungen bei.

5. Kostenkontrolle: Durch die digitale Katalogbeschaffung können Unternehmen Kosten besser überwachen, Angebote vergleichen und Einsparungspotenziale identifizieren

6. Schnelligkeit: Die E-Kataloge ermöglicht eine schnellere Reaktion auf Marktanforderungen, da Aktualisierungen und Anpassungen rasch umgesetzt werden können.

7. Bessere Zusammenarbeit: Digitale Kataloge fördern eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten.

Wie funktionieren E-Procurement Kataloge?

In den meisten Unternehmen läuft der Einkauf zunehmend digital ab. Besonders zentral dafür sind E-Kataloge, mit denen Sie Bestellungen schnell und unkompliziert abwickeln können. Um diese nutzen zu können, brauchen Lieferanten und ihre Kunden standardisierte Systeme, auf die sie gemeinsam Zugriff haben, sogenannte elektronische B2B-Marktplätze. Auf diesen Plattformen stellen Lieferanten ihre Produkte in einem eigenen E-Procurement Katalog aus. Per Mausklick können Unternehmen darüber Waren bestellen – schnell und komfortabel wie in einem Onlineshop.

Varianten von E-Procurement Katalogen
Es gibt zwei Varianten von E-Katalogen: statische und dynamische Kataloge.
Die beiden Katalog-Arten unterscheiden sich im Wesentlichen über den anfallenden Aufwand für die Datenpflege.

1. Statische Kataloge

Statische Kataloge werden vom Lieferanten betrieben. In statischen Katalogen stellt der Lieferant den Kunden seine Katalogdaten zur Verfügung: einkaufende Unternehmen laden die Daten in ihr Beschaffungssystem, sodass sie ihnen direkt in ihrer Einkaufslösung zur Verfügung stehen. Allerdings müssen die Daten statischer Kataloge stets manuell auf dem aktuellen Stand gehalten werden: Preise oder Produktmerkmale, die sich ändern, gehen nicht automatisch in das Angebot ein. Stattdessen muss ein Mitarbeiter des Anbieters diese händisch in das System einarbeiten und ein Mitarbeiter des einkaufenden Unternehmens den Katalog neu synchronisieren – ein Vorgang, der zeitliche und personelle Ressourcen bindet.

2. Dynamische Kataloge

Dynamische Kataloge, sind statischen Katalogen sehr ähnlich, allerdings sind sie etwas „selbstständiger“. Änderungen der Produktdetails gehen automatisch in den Katalog ein. Manuelle Zwischenschritte sind damit kaum mehr notwendig.

Elektronische Katalogbeschaffung mit SAP

Für den Austausch von Katalogdatensätzen zwischen SAP E-Procurement-Systemen und beliebigen anderen Katalogen bietet SAP seinen Nutzern eine offene, standardisierte Katalogschnittstelle: Open Catalog Interface (OCI). Um direkt auf die Kataloge Ihrer Lieferanten zugreifen zu können, wenn Sie eine Bestellanforderung erstellen, binden Sie die OCI-Schnittstelle im Bestellanforderungs- oder Bestellprozess in SAP MM ein.
Nutzer des Beschaffungsmoduls SAP Ariba Buying können die integrierte Kataloglösung SAP Ariba Catalog nutzen, um Katalogartikel aus lokalen Katalogen, inventarisierten Artikeln oder Katalogen bevorzugter Lieferanten zu suchen.

E-Procurement Kataloge – was gibt es Neues?

Nun sind E-Procurement und Katalogbeschaffungen nichts wirklich Neues und schon seit einigen Jahren im Einsatz. Auch gehören dicke Papierkataloge mit den passenden analogen Lieferantenbestellformularen zumeist der Vergangenheit an. Punch-Out Kataloge oder vom Einkauf angelegte Kataloge sind zumeist der Standard für C-Artikel Bestellungen geworden.

Was also gibt es Neues in diesem Bereich?

Interessant ist, wie in vielen Themen derzeit, auch im Katalogwesen die Nutzung künstlicher Intelligenz beim Einkauf von C-Artikeln.

So setzt SAP Ariba beispielsweise auf das Thema geführter Einkauf in Katalogen und hat beispielsweise folgende KI-Lösungen im Portfolio:

• Es werden Nutzerspezifisch Artikelempfehlungen aktualisiert, basierend auf der Einkaufshistorie

• Ausgewählte Artikel können, ähnlich wie bei Amazon, schnell mit von der KI empfohlenen Artikeln verglichen werden.

• Die neu geschaffene Benutzeroberfläche führt den Nutzer besser und schneller durch seinen Einkauf und vermeidet so z.B. Maverick Buying durch ein einfacheres und intelligenteres Einkaufserlebnis

In welchen Bereichen setzt ihr E-Procurement Kataloge ein? Welche Erfahrungen habt ihr hiermit in der Vergangenheit gemacht und was würdet ihr in Zukunft besser machen?

Sprecht uns an, um herauszufinden, was der richtige Weg für Euch sein kann!