Einkauf von Software – So trefft Ihr die richtige Wahl für Euer Unternehmen

“Wir brauchen eine Software und wir haben uns auch schon eine Der Einkauf von Software scheint zunächst einmal nicht so einfach, weil Fachabteilungen oft renitent auf ihrer vorausgewählten Software beharren wollen. Hier ist Beratungsgeschick gefragt, denn in verschiedenen Projekten haben wir schon gesehen, dass die zunächst beste Lösung, dann in Preis und Leistung im Vergleich dann doch abgeschmiert ist. ausgesucht!”

Was sowohl Einkäufer als auch IT-Abteilungen so sehr ungern hören ist doch grauer Alltag.

Wie also können wir in der Fülle der Softwareanbieter die passende Software zu finden?

1. Anforderungskatalog erstellen

Das A und O in der Auswahl von Software ist es einen passenden Anforderungskatalog zu erstellen. Von “Wir wissen ungefähr, was wir wollen, haben uns im Netz mal die Software angesehen und denken die passt.” bis hin zu Seitenlangen Lastenheften, die aber dann doch fast 1:1 eine bestimmte Software beschreibt haben wir hier schon vieles gesehen.

Da wir aber auch schon wirklich gute Softwareausschreibungen begleitet haben möchten wir Euch gerne an unserem Wissen teilhaben lassen, wie es unserer Ansicht nach richtig geht.

Welche Funktionen und Eigenschaften soll die Software erfüllen? Wichtige Punkte dabei sind Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und die Integration mit bestehenden Systemen.

Frag dich:

• Welche Probleme möchtest du für welchen Zweck lösen?
• Welchen Bedarf möchtest du decken?
• Erstelle eine Liste mit den wichtigsten Anforderungen (Checkliste).
• Greife auf alle Informationsquellen in deinem Netzwerk zurück:

Deine eigenen Mitarbeiter, die später mit der Software arbeiten müssen oder die bereits in anderen Unternehmen mit so einer Software gearbeitet haben, bestehende Dienstleister, bekannte Unternehmer usw.

Nur wenn du klare Anforderungen definiert hast, die Anbieter oder Entwickler verstehen können, kannst du dich auf die Suche begeben.

Zu unterscheiden ist hierbei auch die Art von Software – soll es eine Standardsoftware sein (was in den meisten Fällen empfehlenswert ist), eine Eigenentwicklung oder eine Mischung aus beidem?

2. Aufbau der Ausschreibung

Eine gute Ausschreibung beim Einkauf von Software besteht aus den folgenden Teilen:

1. Die kommerzielle Ausschreibungsmatrix

Hierin wird wie bei den meisten Ausschreibungen Rahmendaten des Lieferanten sowie das kommerzielle Angebot abgefragt.

Bei Software sind die folgenden Teile bei den Angeboten zu berücksichtigen:

1. Kauf oder SaaS-Kosten, also die reinen Lizenzkosten
2. Wartungsgebühren bei Kauflizenzen – was sind die monatlichen oder jährlichen Gebühren für die Softwarepflege und Anpassung?
3. Eventuell Supportgebühren (monatlich)
4. Was kostet die Implementierung – hier ist im Idealfall ein Fixpreis abzufragen, um unerwarteten Mehrkosten vorzubeugen.
5. Customizing-/Entwicklungskosten – diese sind oft nicht ganz einfach zu definieren, doch gibt es ein paar Wege Lieferanten hierauf festzunageln und damit auch vergleichbar zu machen (Siehe Spezifikation)

2. Die Spezifikation, welche sich als Anforderungen für die verschiedenen Prozessschritte zusammensetzt.

Im ersten Schritt wird analysiert, was genau benötigt wird. Es empfiehlt sich hierbei mit User Stories zu arbeiten (die wir aus dem agilen Umfeld kennen). Somit definiert sich die Anforderung an die Software. Die Priorisierung gibt an, ob diese Anforderung ein Must-Have oder ein Nice-to-Have ist. Als Abfragefelder werden dann definiert:

a) Die Bewertung des Anbieters inkl. eines dazugehörigen Kommentars, ob diese Anforderung im Standard abgebildet werden kann, oder nicht. Standardkategorien hierfür sind:

• Standard Die Anforderung ist im Standard der Lösung verfügbar
• Customization Die Anforderung ist in die Lösung durch Anpassung/Konfiguration des Systems verfügbar. In der Regel ist das Customizing für die Administratoren in der Lösung zugänglich.
• Roadmap Die Erfüllung dieser Anforderung ist für ein zukünftiges Systemupdate bereits eingeplant.
• Development needed Die Anforderung ist noch nicht verfügbar, aber kann durch zusätzliche Entwicklung der Software durch den Anbieter realisiert werden. Hier ist dann wichtig eine Kostenabschätzung zu treffen
• Not possible Diese Anforderung ist nicht in der Lösung abbildbar und wird dies voraussichtlich auch in Zukunft nicht sein.

b) Sollte die Funktion nur mit einem Entwicklungsaufwand umsetzbar sein, wird dann der Aufwand abgefragt für diese mögliche Entwicklung.

c) Es wird das Modul abgefragt, für in welchem die Anforderung abgebildet werden kann. Dies ist wichtig, um später einmal, sollte es Diskrepanzen im Verständnis der Implementierung geben den Anbieter auf sein Angebot konkret hinweisen zu können „Schau mal, hier steht doch die Anforderung kann in diesem Modul im Standard abgebildet werden“

Angebotsauswertung und Entscheidung

Habt ihr nun alle Angebote in der gewünschten Form erhalten ist es relativ einfach die folgenden Kriterien gegenüberzustellen:

1. Die verschiedenen Kostenaspekte von Lizenz über Implementierung bis hin zu möglichen Entwicklungskosten
2. Erstellt eine Übersicht, welcher Anbieter wie viele Eurer Anforderungen im Standard abbilden kann. Damit lässt sich recht einfach oft erkennen, welche Software am besten zu einem passt.
3. Matched Eure Anforderung mit den angegebenen Preisschildern. Entweder ergibt sich hier schon ein oder zwei entsprechende Favoriten.
4. Wenn nicht, könnt ihr mit den Anbietern in einen weiteren Deep Dive gehen und die Anforderungen zusammen mit dem Anbieter in einem Workshop genauer durchsprechen und euch auch im System zeigen lassen. Um ein Gefühl dafür zu entwickeln, ob ein System passen könnte. Es ist wichtig die Hauptprozesse anhand von Dummydaten einmal durchzuspielen, damit klar wird, ob die Vorstellungen, die der Kunde hat, auch im System wirklich abbildbar sind.
5. Erstellt Protokolle über die besprochenen Anforderungen und wo diese im System abzubilden sind. Dies erspart das böse Erwachen (was durchaus schon vorgekommen ist), das mitten im Projekt festgestellt wird: „Wir haben doch darüber gesprochen, dass dies eine Kernanforderung ist – warum geht das denn jetzt auf einmal so nicht mehr???“

Im Regelfall kann sich das Unternehmen nun für eine Software entscheiden. Vor der Zusammenarbeit steht der Vertrag, der immer auch eine Referenz auf den Anforderungskatalog und die Beantwortung durch den Anbieter haben sollte, um sicherzustellen, dass dies offiziell dokumentiert ist.

Wir hoffen, wir konnten Euch nun einen kleinen Einblick in den Einkauf von Software geben. Speziell wenn es zur Anforderungsaufnahme kommt und ihr mit mehr Fragen als Antworten dasteht, sind wir gerne behilflich bei der Erstellung eines passenden Anforderungskatalogs. Als Spezialisten im agilen Projektmanagement ist die Erstellung von User Stories unser tägliches Brot.

Tja, und weil es manchmal auch eine Neubetrachtung von Dingen gibt, müssen wir Euch leider mitteilen, dass wir uns verstärkt auf das Thema SAP und SAP-Beratung fokussieren wollen. Damit einher geht, dass wir uns aus dem Thema Einkauf eher zurückziehen werden und euch damit auch nicht mehr mit Tipps aus der Praxis versorgen werden können.

Wir haben also die schwere Entscheidung getroffen mit Ende dieses Jahres die Procurementbuddies zu verlassen.

Wir bedanken uns bei allen, die uns gefolgt sind und natürlich bei den anderen Buddies.

Eure Buddies – Joanna, Stefan, Michael und Stefan

P.S. und für SAP-Fragen stehen wir Euch natürlich weiterhin gerne zu Verfügung😉