Business Process Outsourcing – Raus damit!

In unserem letzten Artikel hat Joanna das Thema Fachkräftemangel unter die Lupe genommen und welche Lösungen sich hier anbieten. Lassen sich im operativen Einkauf Prozesse aus diversen Gründen nicht digitalisieren (z.B. wegen fehlender IT-Ressourcen; ja auch das soll es geben…), kann eine gute Lösung das Outsourcing von Aufgaben sein. Beim Business Process Outsourcing (BPO) übernimmt ein spezialisiertes Unternehmen oder ein Serviceanbieter die Verantwortung für die Durchführung und Verwaltung bestimmter Geschäftsaktivitäten im Auftrag des Kundenunternehmens. Was wir also im Sinne von Make-or-Buy Betrachtungen nur zu gut aus diversen Einkaufsprojekten kennen, kann auch auf den operativen (oder auch strategischen) Einkauf angewendet werden. Neben der Not keine Leute zu bekommen, sprechen noch ein paar andere Gründe für das Business Process Outsourcing.

• Fachwissen: Neben dem Thema Outsourcing von Bestellumsetzungen macht auch das Thema Outsourcing z.B. des Fuhrparkmanagements oder der Mobilfunkverwaltung Sinn. Einerseits werden so operative Aufgaben, welche nicht Teil des Kerngeschäftes sind, outgesourced und somit das bestehende Team entlastet. Andererseits können wir hiermit auf das Fachwissen und die Erfahrung externer Dienstleister zurückgreifen und die Leistungen so optimieren. Geht es um das Outsourcing von strategischen Einkaufsthemen, kann auf das Fachwissen spezialisierter Dienstleister zurückgegriffen werden. Daniel von Panzer Consulting bietet zum Beispiel eine hohe Expertise im Bereich Expediting an.
• Risikominimierung: BPO im operativen Einkauf kann dazu beitragen, Risiken zu minimieren, indem Dienstleister die Einhaltung von Vorschriften, Qualitätsstandards und Liefertermine überwachen. Schauen wir auf die Einführung des Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz können so anfängliche Spitzen abgedeckt werden.

• Wechselndes Arbeitsvolumen/Auslastungsspitzen: Durch neue Richtlinien, große Projekte oder saisonale Tätigkeiten kann auch im Einkauf ein wechselndes Arbeitsvolumen entstehen, was eventuell durch die bestehende Mannschafft nicht abgedeckt werden kann. BPO kann hier helfen diese Spitzen effizient abzufangen. Externe Dienstleister können meist flexibler auf diese Schwankungen reagieren und die benötigte Ressourcenkapazität bereitstellen.
• Kosteneinsparungen: BPO ermöglicht es Unternehmen, ihre Beschaffungsprozesse kosteneffizienter zu gestalten. Durch die Nutzung der Skaleneffekte des Dienstleisters können Unternehmen von günstigeren Preisen für Beschaffungsprodukte, Lieferantenkonsolidierung und Prozessoptimierung profitieren. FTE-Kosten werden durch externe Kosten ersetzt, was je nach Unternehmenslage sich positiv auf die Unternehmensbewertung auswirken kann.

Welche Aufgaben können herausgegeben werden?

Bleiben wir nur im Einkauf, bietet sich das BPO z.B. an für die folgenden Arbeitsbereiche:

1. Strategischer Einkauf

Sei es, um Projektspitzen abzudecken, externes Fachwissen bei Großausschreibungen hinzuzuziehen, mit Interimsmanagern offene Positionen zu überbrücken oder ganz und gar den strategischen Einkauf rauszugeben – es bieten sich hier einige Möglichkeiten an.

Die UBS hat z.B. vor gut 10 Jahren Ihre komplette Einkaufsabteilung in das Spin-Off ChainIQ externalisiert.

2. Operativer Einkauf

Der operative Bereich bietet sich vor allem für ein Farshoring an, da es sich hier häufig um einfache, wiederkehrende Tätigkeiten handelt. Die auszulagernden Tätigkeiten z.B. bei der Bestellumsetzung umfassen dann die inhaltliche Sichtung von Bestellanforderungen, die Umwandlung dieser Anforderungen in Bestellungen und das Follow-up von Sonderfällen. Hier haben wir als neusta enterprise services Kunden bereits helfen können, indem wir das Team durch unsere Mitarbeiter temporär aufgestockt haben, um das Arbeitsvolumen in den Griff zu bekommen.

3. IT-Unterstützung

„Wer möchte Key-User sein?“ Wer kennt Sie nicht die Frage und oft gewinnt derjenige das leidige Thema, der nicht schnell genug bei „3“ auf dem Baum ist. Was folgt sind endlose Schulungen, nervige Fragen von Kollegen und Einbindung in ERP-Projekte, die auf die bestehenden Aufgaben noch hinzukommen. Auch hier haben wir schon Kunden durch Übernahme der Key-User Rolle unterstützt, so dass sich der Einkauf dann auf die Kernaufgaben konzentrieren konnte.

Ausschreibung und Auswahl des richtigen Dienstleisters

1. Spezifikation

An erster Stelle steht eine klare Definition, beziehungsweise Abgrenzung von Aufgaben, um Missverständnisse zu vermeiden. Für eine valide Spezifikation müssen zunächst die outzusourcenden Prozesse stabil dokumentiert werden. Der genaue Umfang der Dienstleistungen, Erreichbarkeit, Antwortzeiten usw. müssen, idealerweise, schon in der Spezifikation festgehalten werden. Im weiteren Verlauf der Zusammenarbeit werden diese im Rahmen der Vertragsverhandlungen in ein Service-Level-Agreement (SLA) übernommen.

Wichtig ist auch die Definition der Sprachen und Sprachkenntnisse. Der Dienstleister sollte über die erforderlichen Sprachkenntnisse verfügen, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten.

Wie soll ein möglicher Roll-Out gestaltet werden? Soll der Dienstleister nur für einen Standort oder weltweit tätig sein? Wie sind die Perspektiven und möglichen Volumina?

Auf Basis der Spezifikation können wir dann eine mögliche Bieterliste zusammenstellen.

2. Bid-List

Neben den in der Spezifikation definierten Anforderungen spielt auch eine Rolle, wo der Dienstleister im Idealfall sitzen sollte.

Sollen die Aufgaben im Nearshoring oder im Farshoring outgesourced werden?

Nearshoring bedeutet Lieferanten in der näheren Umgebung des Unternehmens unter die Lupe zu nehmen. Je nach Focus kann dies in der Dach-Region, aber auch in Ländern, wie z.B. Tschechien oder Ungarn sein, wo viele Mitarbeiter hervorragendes Deutsch sprechen und so zumindest die Sprachbarriere nicht gegeben ist.

Nearshoring bietet verschiedene Vorteile:

• Keine Probleme mit den Zeitzonen des Dienstleisters: Durch räumliche Nähe können Support-Dienstleistungen in derselben Zeitzone erbracht werden.
  
  
• Qualitätssicherung, lokale Abstimmung, Arbeitsbedingungen: Bei Nearshoring ist es einfacher, regelmäßige Qualitätssicherungsmaßnahmen, lokale Abstimmungen und die Einhaltung von Arbeitsbedingungen sicherzustellen.
  
  
• Kulturelle Nähe: Durch ähnliche kulturelle Hintergründe kann die Kommunikation und Zusammenarbeit effektiver gestaltet werden.
  
  

• Attraktive Tagessätze in Süd- und Osteuropa: Nearshoring in Ländern wie Spanien, Portugal oder Osteuropa kann kostengünstige Lösungen bieten.

Beim Farshoring, also das Business Process Outsourcing z.B. nach Fernost oder Indien müssen die folgenden Punkte berücksichtigt werden:

• Internationale Organisationen mit verschiedenen Zeitzonen: Bei global agierenden Unternehmen ermöglicht Farshoring eine rund um die Uhr verfügbare Support-Abdeckung.
  
  
• Größeres Auftragsvolumen: Bei hohem Auftragsvolumen ist eine stabile Prozessabwicklung und die Einrichtung von „Brückenköpfen“ erforderlich, um die Distanz zu überbrücken.
  
  
• Schwierigere Abstimmung aufgrund von Entfernung und kultureller Distanz: Farshoring erfordert eine sorgfältige Abstimmung und Kommunikation aufgrund geografischer und kultureller Unterschiede.

Implementierung:

Wurde in der Ausschreibung der richtige Dienstleister gefunden, beginnt dann die eigentliche Implementierungsarbeit.

Es wird ein detaillierter Vertrag erstellt, der die vereinbarten Leistungen, Verantwortlichkeiten, Haftungsregelungen usw. enthält.

Prozesse müssen etabliert werden, um die Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und dem Dienstleister zu definieren und dokumentieren.

Nicht zu vergessen ist auch ein guter Wissenstransfer. Wichtige Informationen und Know-how müssen an den Dienstleister übergeben werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Um die Qualität der erbrachten Dienstleistungen regelmäßig zu überprüfen und sicherzustellen sollten Mechanismen etabliert werden.

Natürlich helfen wir Procurementbuddies Euch gerne bei einem BPO Projekt – sprecht uns einfach an.

Welche Erfahrungen habt ihr mit dem Outsourcing von Prozessen schon gemacht?